Si menaxhojnë hotelet çmimet dhe disponueshmërinë në disa OTA

Shitja e dhomave përmes Booking.com, Expedia, Agoda dhe platformave të tjera i ndihmon hotelet të arrijnë një numër më të madh udhëtarësh. Megjithatë, ajo krijon edhe një sfidë të rëndësishme: çdo platformë duhet të paraqesë çmimin e saktë dhe disponueshmërinë reale të dhomave.

Kur një rezervim vjen nga një kanal, inventari i mbetur duhet të përditësohet edhe në të gjitha platformat e tjera. Kur hoteli ndryshon një çmim, mbyll një dhomë për shitje ose vendos një qëndrim minimal, informacioni duhet të dërgohet në çdo kanal të lidhur.

Një channel manager për hotele i centralizon këto përditësime dhe ndihmon strukturën të menaxhojë shpërndarjen online nga një sistem i vetëm.

Çfarë është një channel manager për hotele?

Një channel manager për hotele është një sistem që lidh inventarin e dhomave me disa kanale shitjeje online.

Këto kanale mund të përfshijnë:

• Booking.com,

• Expedia,

• Agoda,

• Airbnb,

• motorin e rezervimeve në faqen e hotelit,

• platforma të tjera rajonale ose të specializuara.

Në vend që të përditësojë çdo platformë veçmas, hoteli mund të menaxhojë çmimet, disponueshmërinë dhe kufizimet nga një panel qendror.

Booking.com e përshkruan channel manager-in si një zgjidhje që mbështet menaxhimin e çmimeve, disponueshmërisë dhe rezervimeve. Sistemet e lidhjes së platformës lejojnë shkëmbimin e informacionit për dhomat, tarifat dhe rezervimet.

Funksionet e disponueshme varen nga ofruesi, platforma OTA dhe lloji i lidhjes së aktivizuar nga hoteli.

Pse menaxhimi manual bëhet i vështirë?

Menaxhimi manual mund të jetë i mjaftueshëm kur një strukturë e vogël përdor vetëm një platformë dhe merr një numër të kufizuar rezervimesh.

Situata bëhet më komplekse kur hoteli:

• shet disa kategori dhomash,

• përdor disa plane tarifore,

• është i pranishëm në shumë OTA,

• i ndryshon shpesh çmimet,

• merr rezervime gjatë gjithë ditës,

• ka një motor rezervimesh direkte,

• aplikon oferta dhe kufizime sezonale.

Pa një sistem të centralizuar për menaxhimin e çmimeve dhe disponueshmërisë së hotelit, stafi duhet të hyjë në çdo platformë për të përsëritur të njëjtat ndryshime.

Kjo rrit mundësinë e vonesave dhe gabimeve. Një dhomë mund të mbetet e disponueshme në Expedia pasi është shitur në Booking.com, ose një tarifë e re mund të përditësohet në një platformë dhe të harrohet në një tjetër.

Rezultati mund të jetë një çmim i gabuar, humbje të ardhurash ose rezervim për një dhomë që nuk është më e disponueshme.

Si funksionon një channel manager?

Channel manager-i lidh inventarin qendror të hotelit me platformat e zgjedhura të rezervimit.

Procesi bazë funksionon në këtë mënyrë:

1. Hoteli vendos disponueshmërinë, çmimet dhe kufizimet në sistemin qendror.

2. Channel manager-i ua dërgon informacionin OTA-ve të lidhura.

3. Një klient rezervon përmes njërës prej platformave.

4. Rezervimi dërgohet në sistemin e hotelit.

5. Inventari i disponueshëm rillogaritet.

6. Disponueshmëria e re shpërndahet në kanalet e tjera.

Sistemet e Booking.com u mundësojnë ofruesve të lidhur të marrin rezervimet e reja, ndryshimet dhe anulimet. Dokumentacioni i platformës thekson gjithashtu rëndësinë e përditësimit të të gjitha kopjeve të inventarit pas një rezervimi për të reduktuar rrezikun e mbirezervimit.

Procesi është i automatizuar, por kërkon konfigurim të saktë dhe monitorim të rregullt.

Krijimi i një inventari qendror të dhomave

Menaxhimi i inventarit në OTA fillon me një strukturë të qartë të kategorive të dhomave.

Hoteli duhet të përcaktojë sa dhoma i përkasin çdo kategorie. Për shembull:

• pesë Dhoma Dyshe Standard,

• tri Dhoma Superior me Ballkon,

• dy Dhoma Familjare,

• një Junior Suite.

Çdo kategori duhet të lidhet saktë ndërmjet sistemit të hotelit dhe secilës OTA.

Nëse “Dhoma Dyshe Superior” në sistemin e hotelit lidhet gabimisht me një kategori tjetër në Booking.com, disponueshmëria dhe rezervimet mund t’i caktohen dhomës së gabuar.

Lidhja e kategorive duhet të kontrollohet sa herë që:

• shtohet një OTA e re,

• krijohet një kategori e re,

• ndryshojnë emrat e dhomave,

• zëvendësohet channel manager-i,

• ndryshon struktura e inventarit.

Menaxhimi i çmimeve në disa OTA

Channel manager-i mundëson menaxhimin e çmimeve të hotelit në disa OTA pa hyrë veçmas në çdo platformë.

Hoteli mund të vendosë një tarifë bazë dhe të krijojë variante sipas:

• kategorisë së dhomës,

• numrit të personave,

• planit ushqimor,

• politikës së anulimit,

• kohëzgjatjes së qëndrimit,

• ditës së javës,

• sezonit ose nivelit të kërkesës.

Booking.com e përkufizon tarifën e dhomës si kombinimin e një kategorie dhome, një plani tarifor dhe kushteve përkatëse. Çmimet dhe disponueshmëria lidhen si me dhomën, ashtu edhe me planin tarifor.

Për shembull, një Dhomë Dyshe Standard mund të ketë:

• tarifë fleksibël vetëm për dhomën,

• tarifë të pakthyeshme vetëm për dhomën,

• tarifë fleksibël me mëngjes,

• tarifë të pakthyeshme me mëngjes.

Këto alternativa duhet të organizohen me kujdes. Një numër i tepërt planesh të ngjashme e bën menaxhimin më të vështirë dhe mund të ngatërrojë vizitorët.

A duhet të jetë çmimi i njëjtë në çdo OTA?

Hoteli mund të përdorë një tarifë bazë qendrore dhe të aplikojë kushte të ndryshme tregtare në kanale të veçanta.

Diferencat mund të lidhen me:

• komisionin e platformës,

• promocionet specifike,

• tarifat për përdoruesit mobile,

• programet e besnikërisë,

• ofertat për vende të caktuara,

• shërbimet e përfshira në paketë.

Megjithatë, hoteli duhet të njohë detyrimet kontraktuale dhe kushtet e barazisë së tarifave përpara se të vendosë çmime publike të ndryshme.

Çdo çmim duhet të mbështesë strategjinë e shpërndarjes së hotelit dhe të ruajë të ardhura neto të qëndrueshme.

Menaxhimi i disponueshmërisë

Sinkronizimi i disponueshmërisë së hotelit siguron që çdo kanal i lidhur të marrë numrin e përditësuar të dhomave të disponueshme.

Le të marrim si shembull një hotel që ka tri Dhoma Familjare të lira për një datë të caktuar. Nëse njëra rezervohet përmes Booking.com, disponueshmëria duhet të ndryshojë në dy edhe në kanalet e tjera.

Pa sinkronizim, të tria dhomat mund të vazhdojnë të shfaqen të lira në Expedia ose Agoda, duke rritur mundësinë e një overbooking.

Menaxhimi i disponueshmërisë përfshin gjithashtu:

• hapjen dhe mbylljen e dhomave për shitje,

• vendosjen e datave stop-sell,

• ndryshimin e numrit të dhomave të lira,

• kontrollin e ditëve të mbërritjes dhe largimit,

• vendosjen e qëndrimit minimal ose maksimal,

• mbylljen e planeve të caktuara tarifore.

Channel manager-i realizon lidhjen teknike, por hoteli duhet të vendosë sa dhoma do të shesë dhe me çfarë kushtesh.

Kufizimet dhe kohëzgjatja e qëndrimit

Hotelet nuk menaxhojnë vetëm çmimet dhe numrin e dhomave. Në varësi të kërkesës, mund të vendosen edhe kufizime.

Kufizimet më të zakonshme përfshijnë:

• qëndrim minimal,

• qëndrim maksimal,

• ndalim të mbërritjeve në data të caktuara,

• ndalim të largimeve në data të caktuara,

• ndalim të shitjes,

• rezervim të detyrueshëm paraprak.

Për shembull, gjatë një fundjave me kërkesë të lartë, hoteli mund të kërkojë një qëndrim minimal prej dy netësh.

Kufizimet duhet të përdoren me kujdes. Një qëndrim minimal i vendosur gabimisht mund të bëjë që hoteli të mos shfaqet në kërkimet që mund t’i kishte pranuar.

Si ndihmon në parandalimin e overbooking?

Një nga arsyet kryesore për përdorimin e channel manager-it është parandalimi i overbooking në hotel të shkaktuar nga përditësimet manuale të vonuara.

Kur merret një rezervim, inventari në kanalet e tjera mund të përditësohet automatikisht, pa pritur që një punonjës të hyjë në çdo platformë.

Booking.com rekomandon që disponueshmëria të përditësohet në të gjitha kanalet pas marrjes së një rezervimi dhe e paraqet sinkronizimin automatik si një mënyrë për të mbështetur kontrollin e inventarit.

Megjithatë, channel manager-i nuk e bën të pamundur overbooking. Probleme mund të ndodhin për shkak të:

• lidhjes së gabuar të dhomave,

• ndërprerjeve teknike,

• vonesave në përditësim,

• ndryshimeve manuale direkt në OTA,

• inventarit të konfiguruar gabimisht,

• rezervimeve të marra jashtë sistemit,

• problemeve me rihapjen automatike të dhomave.

Booking.com ofron udhëzime të posaçme për identifikimin e mbirezervimeve edhe kur përdoret një channel manager. Kjo tregon se lidhja duhet të vazhdojë të monitorohet.

Qëllimi është të reduktohet rreziku dhe të krijohet një procedurë për identifikimin e shpejtë të gabimeve.

Integrimi i PMS me channel manager

Channel manager-i shpërndan informacionin ndërmjet hotelit dhe kanaleve të shitjes. PMS, ose sistemi i menaxhimit të hotelit, organizon anën operative të rezervimeve dhe qëndrimeve.

Integrimi i PMS me channel manager mund të lidhë shpërndarjen online me:

• regjistrimin e rezervimeve,

• caktimin e dhomave,

• informacionin e klientëve,

• check-in dhe check-out,

• statusin e pastrimit,

• pagesat dhe faturimin,

• raportet operative.

Kur sistemet janë të lidhura saktë, rezervimi i marrë përmes një OTA mund të hyjë në PMS pa u shkruar manualisht. Disponueshmëria përditësohet më pas sipas inventarit qendror.

Kjo redukton punën e përsëritur, por stafi duhet të kontrollojë nëse rezervimet, ndryshimet dhe anulimet janë marrë saktë.

Çfarë është inventari në kohë reale?

Inventari i hotelit në kohë reale përshkruan disponueshmërinë që përditësohet automatikisht kur përpunohen rezervime, anulime ose ndryshime manuale.

Në praktikë, shpejtësia e përditësimit varet nga channel manager-i, OTA, lidhja teknike dhe gjendja e sistemeve.

Për këtë arsye, hoteli nuk duhet të supozojë se çdo ndryshim është dërguar me sukses. Paneli, njoftimet dhe raportet e gabimeve duhet të kontrollohen rregullisht, sidomos gjatë periudhave me kërkesë të lartë.

Kontrolli i përditshëm i çmimeve dhe disponueshmërisë

Teknologjia nuk e zëvendëson vendimmarrjen tregtare. Channel manager-i shpërndan informacionin, por hoteli duhet të vendosë çfarë do të shesë dhe me çfarë çmimi.

Kontrolli i përditshëm mund të përfshijë:

• rezervimet dhe anulimet e reja,

• inventarin për ditët e ardhshme,

• kategoritë që janë pranë plotësimit,

• datat e mbyllura pa dashje,

• çmimet jashtëzakonisht të larta ose të ulëta,

• përditësimet e dështuara,

• njoftimet për probleme me lidhjen.

Çdo javë mund të analizohen kërkesa, aktivitetet në destinacion dhe niveli i rezervimeve.

Çdo muaj mund të vlerësohen performanca e kanaleve, tarifa mesatare, anulimet, komisionet dhe të ardhurat neto.

Gabimet më të zakonshme

Problemet nuk shkaktohen gjithmonë nga teknologjia. Shumë prej tyre fillojnë nga konfigurimi i gabuar ose mungesa e një procedure të qartë.

Gabimet e zakonshme përfshijnë:

• lidhjen e kategorive të gabuara të dhomave,

• ndryshimet e kryera direkt në OTA,

• planet tarifore të vjetra që mbeten aktive,

• mungesën e disponueshmërisë për muajt e ardhshëm,

• vendosjen e kufizimeve në dhomën e gabuar,

• çmime të pasakta sipas numrit të personave,

• mosregjistrimin e rezervimeve telefonike,

• neglizhimin e njoftimeve për gabime teknike.

Hoteli duhet të përcaktojë një sistem kryesor për kontrollin e inventarit. Nëse përdoret channel manager-i, punonjësit duhet të shmangin ndryshimet e pakoordinuara në platforma të tjera.

Booking.com rekomandon gjithashtu që veprimet mbi inventarin të kryhen në sistemin kryesor kur struktura përdor një channel manager.

A është i nevojshëm për çdo hotel?

Një strukturë që përdor vetëm një OTA mund ta menaxhojë disponueshmërinë manualisht. Rreziku rritet me shtimin e dhomave, platformave dhe rezervimeve.

Një channel manager për hotele të pavarura është veçanërisht i dobishëm kur struktura:

• shet në dy ose më shumë OTA,

• pranon rezervime direkte online,

• ka disa kategori dhomash,

• ndryshon shpesh çmimet,

• dëshiron të reduktojë punën manuale,

• ka nevojë për kontroll më të qartë të inventarit.

Vendimi duhet të bazohet në kompleksitetin e operacioneve dhe jo vetëm në madhësinë e hotelit. Një strukturë e vogël që përdor shumë kanale mund të ketë më shumë nevojë për channel manager sesa një hotel më i madh që punon me vetëm një platformë.

Si të zgjidhni një channel manager?

Përpara se të zgjedhë një ofrues, hoteli duhet të kontrollojë:

• cilat OTA mund të lidhen,

• nëse lidhja funksionon në të dy drejtimet,

• cilat tarifa dhe kufizime mbështeten,

• nëse integrohet me PMS ekzistues,

• nëse lidhet me motorin e rezervimeve direkte,

• si shfaqen gabimet dhe përditësimet e dështuara,

• çfarë mbështetjeje teknike ofrohet,

• si llogaritet çmimi i shërbimit,

• nëse përfshihen raportet.

Hoteli duhet të verifikojë gjithashtu nëse ofruesi është zyrtarisht i përshtatshëm për platformat kryesore të rezervimit që përdor.

Zgjidhja më e lirë nuk është gjithmonë më e përshtatshmja. Një sistem që nuk mbështet planet tarifore ose mënyrën e punës së hotelit mund ta shtojë punën manuale në vend që ta reduktojë.

Kush duhet ta menaxhojë sistemin?

Përgjegjësia duhet t’i caktohet qartë menaxherit të rezervimeve, revenue manager-it, pronarit ose një punonjësi të trajnuar.

Personi përgjegjës duhet të kuptojë:

• si lidhen kategoritë e dhomave,

• ku duhet të ndryshohen çmimet,

• si funksionojnë kufizimet,

• si identifikohet një përditësim i dështuar,

• si ndikojnë anulimet në inventar,

• çfarë duhet bërë në rast overbooking.

Fiori Agency ndihmon hotelet dhe bizneset akomoduese me konfigurimin e OTA-ve, optimizimin e listimeve dhe strategjitë e koordinuara për shpërndarjen online dhe rezervimet direkte.

Pyetje të shpeshta

Çfarë bën një channel manager?

Ai lidh inventarin e hotelit me disa kanale rezervimi dhe shpërndan çmimet, disponueshmërinë dhe kufizimet nga një sistem qendror.

A i merr channel manager-i rezervimet?

Shumica e lidhjeve dykahëshe mund të marrin rezervimet e reja, ndryshimet dhe anulimet nga OTA-të e mbështetura. Funksionet varen nga ofruesi dhe platforma.

A mund ta eliminojë plotësisht overbooking?

Jo. Mund të reduktojë ndjeshëm rrezikun e përditësimeve manuale të vonuara, por gabimet në konfigurim ose problemet teknike mund të shkaktojnë ende mbirezervime.

Cili është ndryshimi ndërmjet PMS dhe channel manager?

PMS menaxhon operacionet e hotelit dhe të dhënat e rezervimeve. Channel manager-i shpërndan çmimet dhe disponueshmërinë ndërmjet hotelit dhe kanaleve të jashtme.

A mund ta përdorë një hotel i vogël?

Po. Mund të jetë i dobishëm për çdo strukturë që shet dhoma në disa kanale online, pavarësisht madhësisë së saj.

A duhet të ndryshohen çmimet direkt në OTA?

Kur channel manager-i përdoret si sistemi kryesor, ndryshimet duhet të bëhen aty. Ndryshimet direkte në OTA mund të mbishkruhen ose të krijojnë mospërputhje.

Përfundim

Një channel manager për hotele ndihmon në centralizimin e çmimeve, disponueshmërisë, kufizimeve dhe rezervimeve në disa OTA.

Ai redukton punën manuale dhe mbështet menaxhimin më të saktë të inventarit. Megjithatë, duhet të konfigurohet siç duhet, të monitorohet dhe të shoqërohet me procedura të qarta.

Teknologjia shpërndan vendimet e hotelit, por nuk i zëvendëson ato. Struktura ka ende nevojë për një strategji çmimesh, lidhje të saktë të dhomave dhe staf të trajnuar.

Kur këto elemente funksionojnë së bashku, hoteli mund të shesë në disa kanale me më shumë kontroll, më pak gabime dhe një strategji më të qëndrueshme shpërndarjeje.